Radikales Prioritäten Setzen

Priorität ist ein Wort, was es über Jahrhunderte nur im Singular genutzt wurde, da es „die eine wichtige Sache“ umschrieb.

Mit der industriellen Revolution wurde das anders. Heutzutage haben wir mehrere Prioritäten, die Listen mancher Menschen quillen über mit „Prioritäten“. Eine solche Liste verdient dann doch eigentlich mehr den Namen „Wunschliste“.

Konsequenz: Wir fühlen uns gehetzt, getrieben, gestresst.

In so einem Fall fehlt die notwendige Klarheit, was eine Priorität im eigenen (Berufs)Leben sein muss. Der Essentialismus, ein Konzept von Greg McKeown, betont die Bedeutung von "weniger, aber besser". Es geht darum, sich nur auf wenige wesentliche Projekte zu fokussieren und diesen dann die volle Energie zu widmen.

Der erste Schritt

besteht also darin, herauszufinden, was für uns wirklich zählt und uns dann diszipliniert darauf zu konzentrieren.
Es braucht also absolute Klarheit über die zu erreichenden Ziele und ihre konkreten Erreichungskriterien (Definition of done).

Um diese gesteckte Ziele zu erreichen und die somit wirklich als bedeutsam anzusehende Arbeit zu erledigen, ist es

im zweiten Schritt

essentiell zu definieren, was wichtig und was dringend ist.

Wenn wir unsere wichtigen und dringenden Aufgaben kennen, dann fokussieren wir uns zuerst auf die wichtigen Dinge.

Und dieser Ansatz birgt eine gewisse Radikalität.

Denn er bedeutet:

Konsequenter Fokus auf das wirklich Bedeutsame: die eigenen Ziele, die eigene Agenda, um den eigenen Fortschritt auf die Zielerreichung hin sicherzustellen.
Kein überrollen und davontragen Lassen von den Zielen und Anforderungen anderer. Denn, in den meisten Fällen entsteht das Gefühl der Dringlichkeit erst, wenn eben andere von uns „subito“ ein Aufgabe erledigt haben möchten.

Hereinflatternde Wünsche von Außen lassen in uns schnell das Gefühl von Eile entstehen, bei genauerem Hinsehen aber meist ohne Grund. Wir wollen Erwartungen erfüllen, ein *e gute*r Kolleg*in, Mitarbeiter*in, Dienstleister*in, sein, aber tatsächlich tun wir unseren Dienst an internen oder externen Kunden auch noch, wenn wir uns erst nach Erledigung unserer eigenen Priorität um die Themen anderer kümmern. Wenn wir dabei noch eine verbindliche Aussage treffen, wann wir liefern, sind unsere internen / externen Kunden in fast allen Fällen zufrieden und können selbst ihre weitere Aufgabenplanung entsprechend anpassen.

Wir haben immer die Wahl, selbst wenn wir es manchmal vergessen und uns in einem Zustand der erlernten Hilflosigkeit befinden.

Es ist wichtig, dass wir uns daran zu erinnern, dass wir stets entscheiden können und unsere Grenzen selber ziehen.

Wir haben es in der Hand, die für uns wichtigen Dinge zuerst zu erledigen. Wir müssen nur in die vollständige Selbstverantwortung gehen, ohne wenn und aber, und natürlich bereit sein eventuelle Konsequenzen zu tragen.

Zumeist ist es aber so, dass dringende Dinge ja doch etwas warten können, sei es eine Stunde, ein paar Stunden, einen Tag, vielleicht sogar mehrere Tage etc. Selbstredend sprechen wir hier nicht von Leib und Leben oder die Firma bedrohenden Notfällen jeglicher Art, die ein sofortiges Reagieren unabdingbar machen.

Klare Kommunikation nach außen ist dann das A und O.

Harte Grenzen zu setzen mit einem harschen „Nein“, was oft der Tipp ist, um eigene Prioritäten zu schützen, braucht es meiner Meinung folglich nicht, und würde ich auch nicht empfehlen.

Ein „Nein, nicht sofort, aber heute Nachmittag / morgen früh / nächste Woche als erstes“ tut ebenso seine Dienste. Die Aussage an andere soll verbindlich und verlässlich sein. Wir stellen unsere Prioritäten (sofern eben kein existenzieller Notfall) vorne an, honorieren somit aber auch die Wichtigen Dinge anderer und erledigen diese mit der angemessenen Dinglichkeit im Sinne der guten Kooperation.